Questions / Réponses

Dématérialisation

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• Comment la PME peut-elle répondre en utilisant la dématérialisation ?

  Depuis le 1er janvier 2005, aucun avis de publicité ne peut interdire aux dirigeants d’entreprises de communiquer avec les acheteurs publics par voie électronique.

  La dématérialisation des marchés publics prévoit que les documents écrits tant dans le cadre de la procédure de passation que dans le cadre du marché lui-même puissent être remplacés par un échange électronique (Article 56 du code des Marchés Publics).

  L’acheteur public a l’ obligation d’accepter les réponses à ses Appels d’Offres par voie dématérialisée concernant les procéduresformalisées (Appels d’Offres Ouverts, Appels d’Offres Restreints, certains marchés négociés). Cette obligation ne pèse que sur l’acheteur public. Le fournisseur peut continuer à faire des offres dans le cadre d’un envoi papier. Cette dématérialisation est facultative pour les procédures adaptées (MAPA). Notons cependant qu’à partir de 2010, il deviendra possible d’exiger la transmission descandidatures et des offres par voie électronique.

  Dans le cadre de la dématérialisation, un certain nombre de plateformes de dématérialisation ont été créées. Elles doivent permettre :

  • d’assurer la publication du Dossier de Consultation des Entreprises (DCE) ;

  • l’identification du fournisseur, par signature électronique ou par login simple. Il est à noter que le nouveau Code des Marchés Publics prévoit la suppression de la signature électronique lors de l’acte d’engagement. Il reste cependant celle de l’administration. Il considère qu’après tout, il n’y a pas de raison de demander plus à l’électronique qu’au papier, l’authentification forte du document électronique dépassant déjà largement la fiabilité des anciens documents. Pour autant, des procédures de sécurité restent nécessaires : i dentification de l’interlocuteur par login et sécurisation de la transmission de type https ;
  • la réception de l'offre ;

  • le cryptage de l'offre à l'aide du certificat du candidat soumissionnaire ;

  • l’horodatage de l'offre et l’envoi d'un récépissé de remise ;

  • la conservation des offres dans un coffre-fort électronique jusqu'à ouverture de l'ensemble des offres par le président de la Commission d'Appel d'Offres (CAO), cette ouverture nécessitant le certificat du soumissionnaire ;

  • la tenue d'un journal de chaque événement.

  Source : Guide des marchés publics

• Une collectivité peut-elle imposer ou refuser une réponse électronique ?

  • La situation aujourd’hui : le choix libre du mode de transmission

  Il faut distinguer deux cas de figure : les marchés à procédure adaptée (MAPA) et les marchés formalisés.

  - Dans le cadre des MAPA, la personne publique peut choisir d’imposer d’accepter ou de refuser la réponse par voie dématérialisée. Dans tous les cas, la méthode de transmission des documents choisie par la personne publique est annoncée dans l’avis de publicité.

  - Dans le cadre d’un marché formalisé, la personne publique ne peut ni imposer ni refuser une réponse électronique. L’entreprise qui souhaite candidater a donc le choix de son mode de réponse (sauf pour un marché passé dans le cadre de l’expérimentation, voir ci-après).

  • A partir du 1er janvier 2010 : la dématérialisation imposée

  Passé cette date, la personne publique pourra choisir d’imposer une réponse dématérialisée (candidature et offre) y compris pour les marchés formalisés.

  Les entreprises candidates pourront donc se voir refuser leur réponse envoyée sur support physique.

  • L’expérimentation : la dématérialisation imposée dès aujourd’hui !

  L’arrêté du 12 mars 2007 permet, sous certaines conditions, aux personnes publiques d’imposer aux entreprises la transmission des plis de réponse par voie dématérialisée (sur Internet). Si le marché est passé dans ce cadre expérimental, l’entreprise en sera informée dans l’avis d’appel public à concurrence.

  Il s’agit d’une expérimentation qui ne concerne qu’un petit nombre d’entités publiques volontaires mais le ton est clairement donné : pour le gouvernement, l’objectif est d’arriver à généraliser la dématérialisation à l’ensemble des marchés publics.

  

  Source: achatpublic.com

• Existe-t-il des droits et des obligations spécifiques à la dématérialisation ?

  Le déroulement général d’une procédure dématérialisée est identique à celui d’une procédure classique et, par là même, est soumise aux mêmes obligations (délais, seuils, signature des documents etc.).

  Pour l’instant, la principale obligation est celle définie dans l’article 56 du code des marchés publics (CMP) : dans le cadre d’un marché formalisé, la personne publique ne peut refuser un dépôt de réponse électronique.

  Mais, pour pouvoir permettre un dépôt dans les mêmes conditions de sécurité que dans le cadre d’une réponse papier (confidentialité, signature, preuves d’envoi), les personnes publiques ont dû adopter des outils spécifiques. Ce sont les plateformes de dématérialisation.

  Attention : à partir du 1er janvier 2010 et dès aujourd’hui dans le cadre du décret d’expérimentation, les administrations et collectivités pourront imposer la réponse dématérialisée ( cf. question n°2 ).

  

  Source: achatpublic.com

• Quels sont les besoins informatiques liés à la réponse électronique ?

  2) Quels sont les besoins informatiques liés à la réponse électronique ?

  La grande majorité des plateformes de dématérialisation utilisent la technologie JAVA qui peut fonctionner aussi bien sur un PC pourvu d’un système Windows ou Linux que sur un Macintosh. Ce logiciel est, qui plus est, gratuit et disponible en téléchargement sur Internet (www.java.com).

  Par ailleurs, les entreprises qui souhaitent déposer une réponse électronique doivent s’équiper avec :

  · Un certificat de signature : c’est une véritable carte d’identité éléctronique qui permet de signer les documents de réponse.

  · Une connexion Internet : plus la connexion est rapide, plus le dépôt de réponse en est facilité.

  

  Source: achatpublic.com

• Est-il possible de répondre par mail ?

  La transmission de documents de réponse par mail pose un certain nombre de problèmes :

  · Fiabilité de la transmission : rien ne garantit que votre mail sera bien reçu et lu par votre interlocuteur. Les accusés de réception par simple mail n’ont pas de valeur légale : la date d’envoi dépend de l’horloge de votre poste de travail ;

  · Confidentialité de l’envoi : les informations transmises par mail ne sont pas cryptées. De plus, il est facile de faire des erreurs sur le destinataire des mails lors de l’envoi (fonction « Répondre à tous » par exemple).

  · Taille des documents : l’envoi des documents par mail est limitée (souvent autour de quelques maga octets, voire moins). Si ce volume est dépassé, l’envoi et la réception de votre réponse peut être compromis.

  Pour ces raisons, un simple envoi de votre réponse par mail est impossible, votre réponse sera déposée par l’intermédiaire d’une plateforme de dématérialisation.

  Pour connaître la plateforme retenue par l’acheteur public, reportez-vous à l’avis de marché.

  

  Source: achatpublic.com

• Une signature électronique est-elle obligatoire ?

  Un certain nombre de documents constituant le pli de réponse doivent impérativement être signés pour être recevables.

  Dans le cadre d’une réponse dématérialisée, vous devez donc posséder un certificat de signature pour pouvoir signer vos documents.

  Notez bien Le certificat de signature doit être délivré au nom de la personne habilités à signer des marchés publics (comme le responsable légal).

  

  Source: achatpublic.com

• Qu’est-ce qu’une enchère électronique ?

  Une enchère électronique est une procédure de sélection des offres réalisée par voie électronique et permettant aux candidats de réviser leurs prix à la baisse et de modifier la valeur de certains autres éléments quantifiables de leur offre

  Dans le cadre public, cette pratique est encadrée par un décret (Décret n° 2001-846 du 18 septembre 2001, pris en application du 30 de l'article 56 du Code des marchés publics et relatif aux enchères électroniques).

  

  Source: achatpublic.com

• Que se passe t-il si mon pli de réponse contient un virus ?

  Il existe deux possibilités en cas de détection par la personne publique d’un virus dans l’un de vos plis de réponse :

  • la personne publique effectue une réparation réussie du ou des fichiers endommagés. Dans ce cas votre plis est traité comme habituellement ;
  • le où les documents endommagés n’ont pas été réparés (absence ou échec de la réparation). Dans ce cas votre pli est considéré comme non reçu.

  C’est donc aux entreprises candidates d’assurer la vérification des pièces de leur réponse avant leur transmission.

  Toutefois, si le ou les documents incriminés font partie des pièces constitutives de la candidature, la personne publique peut demander aux candidats d’effectuer un nouvel envoi conformément à l’article 52 du code des marchés publics lorsque le pli est incomplet.

  Les entreprises peuvent doubler leur réponse électronique d’une réponse sur support physique, c’est la notion de copie de sauvegarde (cf. question suivante).

  

  Source: achatpublic.com

• Qu’est ce que la copie de sauvegarde ; faut-il en envoyer une?

  En cas d’anomalie de transmission des dossiers de candidatures ou des offres dématérialisés, les entreprises peuvent doubler leur envoi électronique par l’envoi simultané d’une copie de sauvegarde sur support physique.

  Cette copie de sauvegarde sur support papier ou physique électronique (CD Rom, clé usb..) doit posséder les caractéristiques suivantes :

  • la copie de sauvegarde doit être identique au dossier de réponse dématérialisé,
  • elle doit être placée dans un pli scellé comportant la mention « copie de sauvegarde »,
  • elle doit être envoyée dans le respect des délais (date limite de remise des offres ou des candidatures).

  La copie de sauvegarde permet aux entreprises de se protéger contre les éventuelles anomalies liées à la dématérialisation, en particulier les virus ; elle n’est en aucun cas obligatoire.

  Les entreprises possèdent d’autres moyens pour se protéger contre de tels inconvénients : vérifier les fichiers transmis à l’aide d’un anti-virus mis à jour régulièrement, vérifier la provenance des formulaires…

  

  Source: achatpublic.com

• La confidentialité de ma réponse électronique est-elle garantie ?

  Dans le cadre de la réponse à appel d’offres, votre réponse électronique doit être chiffrée (=cryptée).

  Le service de chiffrement, est assuré par la plateforme de dématérialisation qui assure la transmission de vos documents.

  Le chiffrement, effectué en local avant envoi assure un niveau de confidentialité à la transmission électronique bien supérieur à une transmission traditionnelle.

  

  Source: achatpublic.com

• La collectivité peut-elle ouvrir mon pli électronique avant la commission d’appel d’offre ?

  La procédure d’ouverture des plis électroniques est soumise à un certain nombre de critères de sécurité :

  · cette ouverture ne peut avoir lieu avant la date fixée (après la date limite de remise des plis, à la date prévue pour la commission d’appel d’offres).

  · L’ouverture électronique laisse des traces (preuves d’horodatage, journal des évènements…).

  Notez bien Contrairement à ce qui se passe lors d’une ouverture de pli papier, certaines plateformes de dématérialisation peuvent produire des preuves de non ouverture de pli.

  

  Source: achatpublic.com

• Quel est l’intérêt pour mon entreprise de répondre de façon dématérialisée ?

  Répondre de manière dématérialisée c’est d’abord une question d’économie.

  Economie de temps : les formulaires électroniques peuvent être récupérés sur Internet, ils peuvent être pré-remplis et sont réutilisables. Les temps d’envoi des plis de réponse sont raccourcis, plus besoin de passer par un coursier ou de supporter les délais postaux.

  Economie d’argent : les frais d’impression des dossiers de réponse peuvent représenter des coûts non négligeables, d’autant plus qu’il s’agit généralement de plis volumineux. Les frais d’envois par courrier recommandé ou par coursier sont particulièrement lourds, un recommandé électronique possède la même valeur légale qu’un recommandé de la poste et ne vous coûte rien !

  Economie d’espace : l’archivage des pièces électroniques est plus simple et surtout beaucoup moins consommateur d’espace.

  

  Source: achatpublic.com

• Déposer une offre sur une plate-forme est-il payant ?

  Non, le dépôt et le chiffrement de votre dossier de réponse ne sont pas des services payants.

  C’est la personne publique qui doit vous donner les moyens de déposer votre réponse dans les mêmes conditions de sécurité que lors d’une procédure papier et qui prend en charge le coût de la dématérialisation.

  Par contre le certificat de signature est généralement une prestation payante (autour de 150€ par an environ en fonction des offres).

  

  Source: achatpublic.com